Архивный отдел администрации городского округа Ступино является структурным подразделением администрации городского округа Ступино, без статуса юридического лица,созданным для хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений.

Задачи

• Обеспечение сохранности архивных документов, принятых в отдел, в том числе документов отнесенных к собственности Московской области и временно хранящихся в отделе.
• Осуществление государственного учета архивных документов, хранящихся в архиве.
• Комплектование архива документами, находящимися в собственности городского округа Ступино, а также архивными фондами городских и сельских поселений и документами, относящимися к собственности Московской области и находящимися на территории городского округа Ступино.
• Удовлетворение прав пользователей на архивную информацию, организация использования архивных документов, информационное обеспечение администрации городского округа Ступино, оказание государственных услуг по использованию архивных документов относящихся к собственности Московской области.

Функции

Осуществляет хранение документов:
- на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Московской области;
отнесенных к собственности Московской области и временно хранящихся в отделе;
- личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;
- по личному составу ликвидированных организаций, действующих на территории городского округа Ступино;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов, обеспечению их физической сохранности.

Ведет государственный учет архивных документов и представляет в Главархив Московской области сведения о хранящихся фондах по установленной форме.
Комплектуется документами на различных видах носителей, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа Ступино, а также документами, отнесенными к собственности Московской области в том числе:

разрабатывает список организаций – источников комплектования, документы которых подлежат передаче в отдел, согласовывает с ЭПК Главархива Московской области и утверждает постановлением руководителем администрации городского округа Ступино; ведет систематическую работу по уточнению списка ;

осуществляет отбор и прием документов постоянного хранения и по личному составу;

Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов учреждений, организаций и предприятий, организацией документов в делопроизводстве организаций- источников комплектования; содействие организациям других форм собственности в том числе:

проводит проверки состояния делопроизводства организаций- источников комплектования и организацию хранения документов постоянного хранения и по личному составу;

ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования;

рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству;

рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Главархива Московской области, поступившие от организаций описи дел постоянного хранения по личному составу, номенклатуры дел организаций-источников комплектования отдела;

изучает, обобщает практику работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций списка источников комплектования, распространяет их положительный опыт;

проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

информирует Главархив Московской области, администрацию городского округа Ступино о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном деле в Московской области.

Осуществляет информационное обеспечение администрации городского округа Ступино и организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
-информирует администрации городского округа Ступино, иные организации городского округа Ступино о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет тематические запросы юридических и физических лиц на документную информацию;
-организует работу пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати;
-исполняет социально-правовые запросы граждан, осуществляет выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, осуществляет прием граждан;
- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
-создает и совершенствует научно-справочного аппарата к архивным документам, автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании документов с целью оперативного использования содержащейся в документах информации.

Осуществляет отдельные государственные полномочия Московской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, отнесенных к собственности Московской области.
Осуществляет обеспечение доступа к информации о деятельности отдела физическим и юридическим лицам, общественным объединениям в соответствии с Федеральным Законом от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».